Digitalizzazione aziendale: come avviene? Quali strumenti usare?

Si parla sempre di più di rendere le aziende digitali e rinnovandola tecnologicamente. Digitalizzare un’impresa è di sicuro un’operazione ampia, che consiste nell’individuare quali sono le risorse tecnologiche più adatte a modernizzare la ditta, e ciò permette di lavorare con più facilità e velocemente. Ma come si può fare un tale rinnovo?

Perché è importante

Digitalizzare un’azienda significa cercare di migliorarne la gestione con l’uso di nuove tecnologie e tra i vari vantaggi che ottiene ci sono l’automatizzazione di alcuni processi, la riduzione dei costi aziendali, la formazione di impiegati in maniera più facile e veloce, il miglioramento del benessere dei lavoratori e l’aumento del proprio valore sul mercato. Per effettuare tale cambiamento bisogna basarsi su il tipo di business adottato dall’impresa, la sua posizione nel mercato, la clientela a cui si rivolge e le relazioni con essa, la fase di crescita e la struttura del personale.

Oltre che a essere una forma di rinnovo è anche un cambiamento culturale, perché le tecnologie sfruttate danno valore a nuovi servizi e possono cambiare i rapporti sia tra i lavoratori, che tra l’azienda e il cliente.

Come si effettua il cambiamento digitale

Sono tre i pilastri da considerare quando si vuole digitalizzare un’impresa. Il primo è l’analisi del business, il che significa investire nella ricerca, per capire come aggiornare le tecnologie in modo che faciliti e non interferisca con il lavoro dei dipendenti. E’ necessario, quindi, individuare i punti deboli dell’azienda, per capire quali settori debbano essere digitalizzati. Da priorizzare è la soddisfazione dei dipendenti e dei clienti, in modo da far migliorare e crescere l’impresa.

Passata questa fase è importante preparare il team di lavoro. Molte ditte fanno l’errore di cambiare assumere diversi specialisti, mentre gli altri impiegati rimangono indietro, e quindi da questa innovazione rimangono esclusi. Per evitare ciò bisogna mostrare al personale i motivi per cui sarebbe meglio digitalizzare le aziende, valutando le statistiche e incoraggiando i dipendenti a condividere delle esperienze, in modo da evidenziare i punti deboli e quelli di forza. Ognuno, in base a queste valutazione, dovrebbe ricoprire un determinato ruolo relativo alle nuove tecnologie.

Infine vi è la strategia di digitalizzazione. Per ciò bisogna elaborare una strategia globale e dei sottoinsiemi più piccoli per evidenziare alcuni aspetti. In questa fase bisogna tenere presente i propri obiettivi, sia tecnologici che finanziari, monitorando i compiti di ognuno e tenendo d’occhio i concorrenti.

In genere, sono cinque gli strumenti per digitalizzare un’azienda, ovvero: un sito web, che ormai è un’importante strumento di marketing per un’impresa, il DMS, ovvero il “Sistema di gestione dei documenti”, che avviene con degli specifici software, in modo da organizzare e archiviare velocemente e con precisione dei documenti, la PEC aziendale, importante per inviare e-mail di valore regale, come le raccomandate, la firma digitale o la marca temporale, che andrebbe a sostituire la firma sui documenti, in modo che siano comunque autenticati, e il Cyber Security, ossia i sistemi di sicurezza che si devono adottare per proteggere i propri software e documenti da eventuali attacchi informatici.

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